Entradas

1. Caso de negocio

La Institución Educativa 6070 Héroes del Alto Cenepa cuenta con tres bibliotecas, una para cada nivel educativo: inicial, primaria y secundaria. Actualmente, el proceso de gestión de préstamos y devoluciones de libros se realiza de manera manual, utilizando cuadernos físicos, lo que genera retrasos, errores humanos, y dificultad en el seguimiento de los libros prestados y devueltos, especialmente al final del ciclo escolar. Con el aumento de la demanda de libros y la necesidad de una mejor organización, surge la necesidad de digitalizar y optimizar este proceso.

2. Objetivos del negocio

El objetivo principal del proyecto es digitalizar el proceso de préstamos y devoluciones de libros, ofreciendo una solución tecnológica que permita:

Registro y seguimiento de préstamos y devoluciones en tiempo real.

Consulta de un catálogo digital de libros.

Notificaciones automáticas para recordar a los estudiantes sobre las devoluciones pendientes.

Esto permitirá reducir la carga de trabajo manual del personal encargado de la biblioteca, mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios y facilitar el acceso a la información para estudiantes y profesores.

3. Misión y Visión

Misión: Promover una enseñanza creativa e innovadora que forme estudiantes capaces de pensar, producir, y desarrollar virtudes, contribuyendo al crecimiento de la región de Villa El Salvador.

Visión: Ser una institución educativa líder, acreditada y certificada, con una formación integral de alto nivel académico que prepare a los estudiantes de Villa El Salvador para los retos del futuro como agentes de cambio, apoyados en tecnología actualizada y personal altamente calificado.

Herramientas

4. Reunión de la visión del proyecto

Se realizó una reunión con el director Josué Sayritupac Gutierrez (Stakeholder), Elias Samuel Talledo Vega (Product Owner) y Gerson Daniel Sahuma Jurado (Scrum Master) con el objetivo de discutir sobre los requerimientos de la institución y las expectativas de los stakeholders para desarrollar una declaración de la visión del proyecto.

📸 Imágenes de la Reunión de la visión del proyecto

5. Análisis FODA

En el contexto de nuestro proyecto para la digitalización del sistema de gestión de la biblioteca en la Institución Educativa 6070 Héroes del Alto Cenepa, el análisis FODA proporciona una visión clara de los factores críticos que debemos considerar. Al comprender las fortalezas y debilidades de la biblioteca actual, así como las oportunidades y amenazas del entorno educativo, podemos tomar decisiones informadas que maximicen los beneficios de nuestra propuesta.

Fortalezas

Mejora en la eficiencia del proceso de gestión de la biblioteca.

Mayor control y seguimiento de los libros prestados.

Reducción de errores humanos en el registro manual.

Acceso más rápido a la información por parte de estudiantes y profesores.

Oportunidades

Posibilidad de expandir el sistema en el futuro para incluir funciones como la recomendación de libros.

Mayor participación de estudiantes en el uso de la biblioteca.

Alineación con la tendencia global de digitalización en el sector educativo.

Debilidades

Resistencia al cambio por parte del personal no familiarizado con las tecnologías.

Requerimientos de capacitación para el uso del nuevo sistema.

Amenazas

Dependencia de la infraestructura tecnológica (internet, computadoras, escáneres).

Posibles riesgos relacionados con la privacidad de los datos de los estudiantes.

6. Ánalisis de Brecha

El análisis revela que el colegio actualmente carece de un sistema digital que permita el registro automático de los préstamos y devoluciones de libros. Las tecnologías disponibles en el mercado pueden solucionar este problema al implementar un sistema que integre la digitalización de estos procesos, mejorando la eficiencia y la precisión.

6.1. Estado actual:

Proceso manual de registro de préstamos y devoluciones de libros utilizando cuadernos físicos.

Dificultad para realizar un seguimiento preciso de los libros prestados y devueltos.

Retrasos en la gestión de los préstamos, especialmente al final del ciclo escolar.

Errores humanos frecuentes en el registro.

Limitaciones para acceder a información en tiempo real sobre el estado de los libros.

6.2. Estado deseado:

Sistema digital automatizado para el registro de préstamos y devoluciones.

Seguimiento en tiempo real de los libros prestados.

Catálogo digital de libros accesible para estudiantes y personal.

Notificaciones automáticas para recordar devoluciones pendientes.

Uso de tecnología de escaneo (QR o código de barras) para agilizar el registro.

6.3. Brecha identificada:

Tecnológica: Falta de infraestructura tecnológica (software y hardware) para digitalizar el proceso.

Procesos: Procesos manuales ineficientes que generan errores y pérdida de tiempo.

Capacidades del Personal: Personal no capacitado para usar herramientas tecnológicas avanzadas.

Seguimiento y Control: Dificultad en realizar un seguimiento preciso de los préstamos y devoluciones en tiempo real.

Salidas

7. Reconociendo al Product Owner

El Product Owner actúa como el enlace entre la comunidad de usuarios interesados y el Equipo Scrum, asegurándose de transmitir de manera clara los requisitos del producto o servicio que el negocio necesita. Este rol incluye definir los Criterios de Aceptación y verificar que se cumplan, representando siempre los intereses del cliente. En nuestro equipo, esta responsabilidad será asumida por Elías Samuel Talledo Vega, debido a su conexión directa con la dirección del colegio I.E. Héroes del Alto Cenepa 6070 y su compromiso con el cumplimiento de las tareas inherentes a este rol, garantizando una adecuada coordinación con las partes interesadas y el equipo de trabajo.

8. Factores Externos

Regulaciones jurídicas: El sistema debe cumplir con la normativa vigente sobre la protección de datos de menores de edad y las normativas del Ministerio de Educación.

Requisitos gubernamentales: El colegio debe asegurar que el sistema esté alineado con las políticas de digitalización promovidas por el gobierno.

Privacidad de la información: Se debe implementar una política de privacidad rigurosa para proteger los datos de los estudiantes y del personal.

Algunas de las normativas y leyes que debemos considerar para la elaboración de este proyecto son las siguientes:

Ley General de Protección de Datos (Ley N.º 29733): En muchos países, esta ley regula el tratamiento de datos personales y establece condiciones específicas para el tratamiento de datos de menores. Se debe obtener el consentimiento explícito de los padres o tutores para recoger y procesar datos de menores de edad.

ISO/IEC 27001: Aunque no es una ley, es un estándar internacional que define requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI), que podría ser útil como referencia para implementar buenas prácticas en la gestión de datos.

Consentimiento de Padres/Tutores: Establece un proceso claro para obtener el consentimiento informado de los padres o tutores antes de recopilar o procesar datos de estudiantes menores de edad.

Ley de Gobierno Electrónico (Ley N.º 30053): Esta ley fomenta el uso de tecnologías de la información y la comunicación en el sector público y puede tener implicaciones para la digitalización en instituciones educativas. Asegúrate de que el sistema de gestión de biblioteca cumpla con los principios de accesibilidad, transparencia y eficiencia establecidos en esta ley.

9. Declaración de la visión del proyecto

La digitalización del sistema de gestión de la biblioteca del colegio I.E. Héroes del Alto Cenepa 6070 busca modernizar y agilizar los procesos de préstamos, devoluciones y acceso al catálogo. Con esta solución, la comunidad educativa podrá acceder a la información de manera eficiente y en tiempo real, mejorando la experiencia de estudiantes y personal. Este proyecto no solo optimiza la administración de recursos, sino que sienta las bases para una transformación digital que impactará positivamente en el aprendizaje y gestión académica.

📚 Leer más información de la Declaración de la Visión del Proyecto

10. Conclusión

El sistema de gestión de biblioteca propuesto representa una solución integral para optimizar los procesos de préstamos y devoluciones de libros en la Institución Educativa 6070 Héroes del Alto Cenepa. La digitalización del proceso reducirá errores, mejorará la experiencia de los usuarios y proporcionará un seguimiento más preciso del inventario de la biblioteca. A largo plazo, el proyecto permitirá la expansión hacia funciones más avanzadas que beneficiarán tanto a la institución como a los estudiantes.

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